Bylaws


English version

Article 1. Name

The name of this organization shall be the European Association of Aquatic Sciences Libraries and Information Centres (EURASLIC).


Article 2. Objectives

The objectives shall be to provide an organization for the exchange of ideas and views on issues of mutual concern; for the presentation of views and proposals to other organizations; for the building of links with other regional and international aquatic sciences library and information centre networks; and for the undertaking of mutually beneficial projects.


Article 3. Membership

Section 1. Eligibility

Membership shall be open to all European persons and European organizations having an interest in library and information science as it is applied to the aquatic sciences and related disciplines.

Section 2. Personal Membership

Any eligible person may become a Personal Member on the payment of the appropriate annual fee. Personal Members shall have the right to vote and to hold any office.

Section 3. Institutional Membership

Any eligible organization may become an Institutional Member on the payment of the appropriate annual fee. Institutional Members shall nominate one person with the right to vote and to hold any office.

Section 4. Associate Membership

Associate Membership shall be open to those European persons or European organizations that are not able to pay for Personal or Institutional Membership, or those who are not eligible for geographic reasons. European persons who are Associate Members or who represent a European organization that holds Associate Membership, may vote and hold office. Associate members who are not eligible for geographic purposes, may not vote or hold office, and shall pay for services that they receive.

Section 5. Honorary Membership

Any eligible member may be nominated for Honorary Member status for exceptional services to the Association. Any Member may nominate another Member for Honorary Member status and the Membership will be asked to vote in accordance with Article 9, Section 4 and Section 5 of these Bylaws.

Section 6. Membership fees

The Executive Board shall establish annual membership fees and charges for services, subject to the approval of the Membership.


Article 4. Executive Board

Section 1. Powers

The Executive Board shall have the power and authority to manage the affairs and property of EURASLIC. It shall determine policies within the limits of the Bylaws, and shall take actions to carry out the objectives. It shall perform such functions as are directed by the Membership.

Section 2. Composition

The Executive Board shall consist of the following officers: the President, Vice-President, Executive Secretary, Treasurer (if there is a volunteer) and two (2) elected Representatives of the Membership. The Newsletter Editor, Website Manager, Discussion List Moderator, Archivist and Past President will serve as ad hoc members of the Board with the right to vote subject to any constraints specified in Article 6, sections 1, 3 and 4. The Executive Board may appoint up to three additional non-voting ad hoc members to the Board as they deem necessary to enhance the functions of the Board. These additional ad hoc members may not necessarily be members of Euraslic.

Section 3. Meetings

The Executive Board shall meet during the course of each EURASLIC Conference. At other times it shall normally work by correspondence. Additional meetings may be called by any two members of the Executive Board. The quorum shall be fifty percent (50%) of the Executive Board members.

Section 4. Voting

Decisions shall be taken by majority vote of those voting, whether at a meeting or by correspondence, with the President (or the Vice-President standing in) having an additional casting vote in the case of a tie.

Section 5. Vacancies

Vacancies in the Executive Board, except in the office of President, shall be filled by appointment by the President, subject to the approval by majority vote of the remaining members of the Executive Board. If there is a vacancy for President, the Vice-President shall become President, and shall appoint a new Vice-President, subject to the approval by majority vote of the remaining members of the Executive Board.

Section 6. Term of Office

All members of the Executive Board shall serve for a term of two (2) years, and may stand for a consecutive term in the same office. They may stand for election in subsequent terms for any other office. The term of office shall commence at the adjournment of the EURASLIC Business Meeting or at the end of the day of election.


Article 5. Duties of Officers

Section 1. President

The President shall preside at all meetings of EURASLIC and of the Executive Board; shall sign all contracts and other legal documents; shall represent EURASLIC at meetings of other organizations, or if unable to attend shall designate a member of EURASLIC to attend; and shall be responsible for any other business as may be required by the Executive Board.

Section 2. Vice-President

The Vice-President shall assist the President in the performance of the duties of the Presidency; shall assume the President's duties in the absence or withdrawal of the President; and shall be responsible for any other business as may be required by the Executive Board.

Section 3. Executive Secretary

The Executive Secretary shall keep a record of all EURASLIC meetings, including those of the Executive Board; shall be responsible for the proper and legal mailing of notices to members; for the tabulation of all ballots; and for any other duties as may be required by the Executive Board.The Executive Secretary shall be appointed by the Executive Board for such period of time as the Board shall determine. The Executive Secretary shall serve as a non-voting member of the Euraslic Board.

Section 4. Treasurer

The Treasurer shall manage the funds of the Association; shall establish accounting procedures for the handling of those funds; shall be responsible for the keeping of the funds in such banks, investments etc., as are approved by the Executive Board; and shall be responsible for the keeping of accurate records of all members. Regular reports on the financial position of the Association shall be prepared, as the Executive Board shall determine. An annual statement of accounts shall be prepared each year. At the expiration of the term of office, the Treasurer shall deliver over to the new Treasurer all books, money and other property belonging to the Association, or in the absence of a successor, to the President.


Section 5. Members Representatives (2)

The Members Representatives act as a link between the member(s) and the Executive Board. The Members Representatives will communicate to the Board, and enter on the Board Meeting Agenda if necessary, any views, questions or problems raised by one or more of the members, and solicit the Board for a response.

Article 6. Other Official Positions

Section 1. Newsletter Editor

The Newsletter Editor shall be responsible for the preparation of the EURASLIC Newsletter, and shall be appointed by the Executive Board for such period as the Board shall determine.

Section 2. National Representatives

Each National Group within EURASLIC shall be asked to elect a Representative to act as a link with members in that country and any National Association; to represent the views of those members and National Association to EURASLIC; to distribute such documents as may be requested; to solicit new members; and any other duties as the Executive Board shall request.

Section 3. Website Manager

The Website Manager shall be responsible for the development and management of the Euraslic Website under policy agreed by the Executive Board, and shall be appointed by the Executive Board for such period of time as the Board shall determine.

Section 4. Past President

The Past President will continue to serve in an advisory capacity as a voting ad hoc member of the Board, for the two-year period following their term of office.


Section 5. Archivist

The Archivist shall be responsible for acquiring, organising and preserving documents and other materials relating to the history and development of the Association and its activities, under policy agreed by the Executive Board. The Archivist shall be appointed by the Executive Board for such period of time as the Board shall determine.

Section 6. Discussion List Moderator

The Discussion List Moderator is responsible for managing the Euraslic Discussion List on the web.

Article 7. Committees

The Executive Board shall establish such Committees as it finds desirable, and shall delegate such powers and functions as it finds necessary. The Chair of each Committee should be an ad-hoc non-voting member of the Board.


Article 8. Nominations and Elections

Section 1. Frequency of Elections

The elections shall be held every two (2) years either at the EURASLIC Business Meeting or by post if there is no such meeting.

Section 2. Nominating Committee

The Executive Board shall appoint a Nominating Committee, no later than three (3) months before the date of the election, consisting of three (3) members, none of whom shall be members of the Executive Board.

Section 3. Nominations

The Nominating Committee shall present to the Executive Board a list of nominations for the vacant offices. The Committee shall obtain the written acceptance of each nominee prior to the submission of its list. Any member of EURASLIC may submit suggestions for nominations for the consideration of the Nominating Committee. Ballots shall be mailed to the membership no less than thirty (30) days prior to the EURASLIC Business Meeting or date of election.

Section 4. Balloting

Elections shall be carried out by electronic voting system and announced (30) days before the EURASLIC Business Meeting or date of election; voting should be closed the day before EURASLIC Business Meeting or date of election. The candidate who receives the largest number of votes for any office shall be elected. In the event of a tie the President shall have a casting vote, except in the case of the office of President, when the most recent President shall have a casting vote.


Article 9. Meetings

Section 1. Regular Meetings

The EURASLIC Business Meeting shall normally be held every two (2) years to coincide with the EURASLIC Conference.

Section 2. Special Meetings

Special Meetings may be held at the request of the Executive Board or by request of twenty percent (20%) of the Members of the Association. Notice of a Special Meeting shall specify the business to be transacted, and no other business shall be considered.

Section 3. Notification of Meetings

At least thirty (30) days notice of all meetings should be sent to members by the Secretary.

Section 4. Quorum

A Quorum for the transaction of business at all meetings shall be twenty percent (20%) of the members. Voting shall be by simple majority of those voting, with the President (or Vice-President standing in) having a casting vote if necessary.

Section 5. Proxy Votes

If any member is unable to attend a meeting, they may appoint another member to vote in their place. A member may not have more than five (5) proxy votes.


Article 10. Funds, Contracts, Property

Section 1. Funding

Funds for Association expenses shall be derived from fees, grants and receipts from sources that are consistent with the objectives of the Association as a not-for-profit organization.

Section 2. Financial Year

The financial year shall run for twelve months from 1st January to 31st December

Section 3. Agreements and Contracts

Any agreement or contract entered into by the Association shall be approved by the Executive Board.

Section 4. Permanent Address

The Permanent Address of the Association shall be:
EURASLIC
Institut Océanographique
195 rue Saint-Jacques
75005 PARIS, FRANCE


Article 11. Amendments

Amendments to these Bylaws may be proposed by (a) the Executive Board, or (b) ten percent (10%) of the membership. Two thirds of those voting shall approve a change to these Bylaws. Voting may take place at a Meeting or by postal ballot.


Article 12. Exception

In the cases where the Bylaws prevent the Executive Board of carrying out its responsibilities for EURASLIC it may suggest an exception to the Bylaws and set a reasonable deadline for response by the members. After that the Board may act and inform the EURASLIC members of its actions.


Article 13. Dissolution

A proposal to dissolve this Association may be proposed by (a) the Executive Board, or (b) ten percent (10%) of the membership. Two thirds of those voting must approve such a proposal. Voting must be by postal ballot to all members. Any property or other assets of the Association shall be liquidated or sold, and the proceeds distributed to one or more similar organizations selected by the Executive Board.

Version française

Association Européenne des Bibliothèques et Centres de documentation en Sciences Aquatiques

Association déclarée régie par la loi du 1er Juillet 1901 non assujettie à la TVA
Identifiant SIRET:433 179 389 00013

Siège social :
Institut Océanographique
195 rue Saint-Jacques
75005 PARIS

Statuts de la
EUROPEAN ASSOCIATION OF AQUATIC SCIENCES LIBRARIES AND INFORMATION CENTRES
ASSOCIATION EUROPEENNE DES BIBLIOTHEQUES ET CENTRES DE DOCUMENTATION EN SCIENCES AQUATIQUES EURASLIC


Article 1. Nom de l'Association

Il est constitué une Association qui a pour dénomination " EUROPEAN ASSOCIATION OF AQUATIC SCIENCES LIBRARIES AND INFORMATION CENTRES ASSOCIATION EUROPEENNE DES BIBLIOTHEQUES ET CENTRES DE DOCUMENTATION EN SCIENCES AQUATIQUES EURASLIC".


Article 2. Buts de l'Association

Les buts de l'Association sont de créer une organisation pour l'échange d'idées et de points de vue sur des sujets d'intérêt commun ; de suggérer des idées et de faire des propositions à d'autres organisations ; d'établir des liens avec d'autres réseaux nationaux ou internationaux de bibliothèques et centres de documentation en sciences aquatiques ; d'entreprendre des actions d'intérêt mutuel.


Article 3. Composition

Section 1. Conditions d'adhésion L'Association est ouverte à toute personne européenne et toute organisation européenne intéressées par la bibliothéconomie et les sciences de l'information dans le domaine des sciences aquatiques et des disciplines qui s'y rapportent.

Section 2. Membres individuels Toute personne répondant aux conditions ci-dessus peut adhérer personnellement à l'Association à condition de payer la cotisation annuelle. Les membres individuels ont le droit de voter et d'exercer un mandat au sein de l'Association.

Section 3. Membres institutionnels Toute organisation répondant aux conditions d'adhésion peut devenir membre institutionnel à condition de payer la cotisation annuelle. Les membres institutionnels doivent nommer une personne qui aura le droit de voter et d'exercer un mandat au sein de l'Association.

Section 4. Membres associés Le statut de membre associé est ouvert à toute personne européenne ou à toute organisation européenne qui n'est pas en mesure de payer la cotisation de membre individuel ou institutionnel ou qui ne peut, de part sa situation géographique, adhérer à l'Association. Les membres individuels européens qui sont membres associés ou qui représentent une institution européenne considérée comme membre associé ont le droit de voter et d'exercer un mandat. Les membres associés qui ne peuvent adhérer à l'Association pour des raisons géographiques ne peuvent ni voter, ni exercer un mandat au sein de l'Association ; ils doivent rémunérer les services qui leur sont rendus.

Section 5. Cotisation Le Conseil d'administration fixe le montant de la cotisation annuelle et le tarif des frais pour les services rendus aux membres associés ; ils devront être approuvés par l'Assemblée générale.


Article 4. Conseil d'administration

Section 1. Pouvoirs Le Conseil d'administration a tout pouvoir et autorité pour gérer les affaires et les biens d'EURASLIC. Il détermine la politique de l'Association dans le cadre des statuts et prend toutes les mesures nécessaires à la réalisation des objectifs. L'Assemblée générale peut adopter des résolutions lui confiant des tâches spécifiques.

Section 2. Composition Le Conseil d'administration comprend les mandataires suivants : le Président, Vice-Président, Secrétaire exécutif, Trésorier, et deux (2) représentants élus de l'Association. L'éditeur de la Lettre d'information, le manager du site Web, et le Président sortant peuvent faire partie du Conseil d'administration comme membres spéciaux et ont le droit de vote. Le Conseil d'administration peut, s'il l'estime nécessaire à l'exercice de ses fonctions, incorporer trois membres supplémentaires spéciaux qui n'ont pas le droit de vote. Ces membres supplémentaires spéciaux ne sont pas nécessairement membres d'EURASLIC.

Section 3. Réunions Le Conseil d'administration se réunit à l'occasion de chaque conférence d'EURASLIC. Entre deux sessions, il fonctionne normalement par correspondance. Des réunions supplémentaires peuvent être demandées par deux membres du Conseil d'administration quels qu'ils soient. Le quorum est de cinquante pour cent (50%) des membres du Conseil d'administration.

Section 4. Vote Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages, soit lors d'une réunion, soit par correspondance. En cas d'égalité, la voix du Président, (ou à défaut celle du Vice-Président) est déterminante.

Section 5. Vacance de poste En cas de vacance de poste, excepté celui de Président, au sein du Conseil d'administration, le Président nomme un remplaçant. Cette nomination est soumise à l'approbation des membres restants du Conseil d'administration, par un vote à majorité simple. En cas de vacance du poste de Président, le Vice-Président devient Président et nomme un nouveau Vice-Président. Cette nomination est soumise à l'approbation, à la majorité simple, des membres restants du Conseil d'administration.

Section 6. Durée du mandat Tous les membres du Conseil d'administration sont élus pour une période de deux (2) ans et peuvent exercer un second mandat consécutif de deux ans (2) au même poste. Ils peuvent être élus à un autre poste pour les mandants suivants. L'entrée en fonctions débute à la fin de l'Assemblée générale d'EURASLIC ou au lendemain du jour de l'élection.


Article 5. Rôle des membres du Conseil

Section 1. Président Le Président dirige toutes les réunions d'EURASLIC et du Conseil d'administration ; il signe tous contrats et autres documents officiels ; il représente EURASLIC aux réunions d'autres organisations, ou, s'il ne peut y participer, désigne un remplaçant parmi les membres d'EURASLIC pour y assister ; et il effectue toute autre mission demandée par le Conseil d'administration.

Section 2. Vice-Président Le Vice-Président seconde le Président dans l'exercice de ses fonctions ; il remplace le Président en cas d'absence, d'empêchement ou de démission ; il peut être chargé de toute autre mission par le Conseil d'administration.

Section 3. Secrétaire exécutif Le Secrétaire exécutif rédige et conserve officiellement les procès-verbaux de toutes les Assemblées générales d'EURASLIC ainsi que des réunions du Conseil d'administration ; il est chargé de la correspondance officielle avec les adhérents ; de l'établissement des listes de votes ; et de toute autre mission demandée par le Conseil d'administration.

Section 4. Trésorier Le Trésorier gère les comptes de l'Association ; il établit les procédures comptables pour la tenue de ces comptes ; il est responsable du maintien des fonds à la banque, des investissements, etc., selon les instructions du Conseil d'administration ; il doit tenir à jour la liste des adhérents. A la demande du Conseil d'administration, il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations. Il rédige un rapport financier annuel. A l'expiration de son mandat, le Trésorier remet à son successeur tous livres de comptes, argent et biens appartenant à l'Association ou, en l'absence d'un successeur, au Président.


Article 6. Autres postes officiels

Section 1. Rédacteur de la Lettre d'information Le Rédacteur de la Lettre d'information, nommé par le Conseil d'administration pour une période déterminée, est responsable de l' " EURASLIC Newsletter ".

Section 2. Correspondants nationaux Au sein d'EURASLIC, chaque groupe national doit élire un représentant assurant la liaison avec les adhérents de ce pays et toute association nationale ; il défend auprès d'EURASLIC les points de vue de ses adhérents et de l'association nationale ; il distribue les documents, si nécessaire ; il recherche de nouveaux adhérents. Le Conseil d'administration peut lui assigner d'autres missions.

Section 3. Manager du site Web Le manager du site Web est responsable du développement et du maintien du site Web d'EURASLIC, selon la politique définie par le Conseil d'administration. Il est nommé par le Conseil d'administration pour une période déterminée.

Section 4. Président sortant Le Président sortant peut continuer à exercer des fonctions de conseiller comme membre spécial du Conseil d'administration, pour la période de deux ans qui suit son mandat.


Section 5. Archiviste L'archiviste est responsable de tous les documnts officiels relatifs à l'histoire et au développement de l'association. L'archiviste est désigné par le bureau pour une période que le bureau détermine.


Section 6. Modérateur de la liste de discussion Le modérateur est responsable du management de la liste de discussion sur internet.


Article 7. Commissions

Des Commissions peuvent être créées par le Conseil d'administration qui délègue pouvoirs et fonctions comme il le juge nécessaire. Le responsable de chaque comité pourra être un membre non élu du bureau.


Article 8. Nominations et élections

Section 1. Fréquence des élections Les élections ont lieu tous les deux (2) ans, soit lors de la conférence d'EURASLIC, soit par correspondance si la conférence n'a pas lieu.

Section 2. Commission électorale Le Conseil d'administration nomme une Commission électorale, au plus tard trois (3) mois avant la date des élections, comprenant trois (3) membres, dont aucun ne doit faire partie du Conseil d'administration.

Section 3. Propositions de candidats La Commission électorale présente au Conseil d'administration une liste de candidats pour les postes vacants. Avant de transmettre la liste au Conseil d'administration, la Commission doit obtenir l'accord écrit de chaque personne proposée. Tout membre d'EURASLIC peut proposer des noms de candidats à la Commission électorale. Les bulletins de vote doivent être envoyés aux membres de l'Association au moins trente (30) jours avant la Conférence d'EURASLIC ou la date de l'élection.

Section 4. Elections Des bulletins de vote imprimés sont envoyés à tous les membres de l'Association, trente (30) jours avant la conférence d'EURASLIC ou la date de l'élection. Le candidat qui recueille le plus grand nombre de suffrages pour un poste est élu. En cas de ballottage, la voix du Président est déterminante, sauf s'il s'agit du poste de Président, auquel cas, c'est la voix du Président sortant qui est déterminante.


Article 9. Assemblées générales

Section 1. Assemblée générale ordinaire L'Assemblée générale d'EURASLIC a lieu normalement tous les deux (2) ans et coïncide avec la Conférence d'EURASLIC.

Section 2. Assemblées générales extraordinaires Des Assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées à la demande du Conseil d'administration ou de vingt (20%) pour cent des membres de l'association. La convocation à l'Assemblée générale extraordinaire fixe l'ordre du jour, à l'exclusion de tout autre débat.

Section 3. Convocation des Assemblées générales Le Secrétaire doit envoyer les convocations à tous les membres de l'Association, au plus tard trente (30) jours avant la réunion.

Section 4. Quorum Lors des réunions, la participation de vint pour cent (20%) au moins des membres est nécessaire pour établir la validité des délibérations. Les décisions sont prises à la majorité simple des votants, le vote du Président (ou, à défaut, du Vice-Président) étant déterminant en cas de ballottage.

Section 5. Vote par procuration Si un membre de l'Association ne peut assister à une réunion, il peut désigner un autre membre pour voter à sa place. Un membre ne peut, en aucun cas, recevoir plus de cinq (5) procurations.


Article 10. Ressources, contrats, biens

Section 1. Ressources Les ressources de l'Association se composent du produit des cotisations versées par les membres, des subventions et recettes provenant de sources compatibles avec les objectifs de l'Association, organisme à but non lucratif.

Section 2. Année financière L'année financière court du 1er janvier au 31 décembre.

Section 3. Accords et contrats Tout accord ou contrat passé avec l'Association doit être approuvé par le Conseil d'administration.

Section 4. Siège social Le siège social de l'Association est : EURASLIC Institut océanographique 195 rue Saint-Jacques 75005 PARIS, France


Article 11. Modifications des statuts

Des modifications aux présents statuts peuvent être proposés par a) le Conseil d'administration, ou b) par dix pour cent (10%) des membres. La proposition doit être approuvée par les deux tiers des votants. Le vote se fait au moyen de bulletins adressés à tous les membres.


Article 12 : Exception

Dans le cas ou les statuts empêche le conseil d'administration d'exercer ses responsabilités , on peut envisager une exception aux statuts et fixer une date limite au delà de laquelle le conseil d'administration se laisse la possibilité d'agir et informera les membres d'Euraslic de ses actions.


Article 13. Dissolution

La proposition de dissoudre l'association peut être proposée par a) le Conseil d'administration, ou b) par dix pour cent (10%) des membres. La proposition doit être approuvée par les deux tiers des votants. Le vote se fait au moyen de bulletins adressés à tous les membres.En cas de dissolution, les biens de l'Association sont liquidés ou vendus, et les produits de la vente versés à une ou plusieurs organisations similaires choisies par le Conseil d'administration.

Le Trésorier
Michelle L'Excellent